もうExcelでガントチャート作るのはいやだ！

プロジェクトマネジメントの真似事をすることがあったり、プロジェクトマネージャーを手伝うようなポジションにいることがあるんだけど、特にマネジメントの方法を学習したり教わったりしたことがなかったので、なかなかうまく管理できていなかった。

経験の少ない人間の印象だけど、プロジェクトマネジメントって多分方法論が出来上がっていて、それを学んで進めれば結構それなりにいい感じに進めることができるのだろうと思っている。目的とか、コストも大切だけど、私がかかわっている範囲でいえば、スケジュール管理、これが一番重要で問題になっている。

ガントチャートを引いて管理することが多いのだが、多分チームで進めるプロジェクトのタイムスケジュールをしっかり管理しようと考えると、ガントチャートを書くのはプロジェクトマネージャー、というケースが多いと思う。ただこれは多分うまくいかない原因だ。一般的にプロジェクトマネージャーはプロジェクト全体のスケジュール管理はしているが、細かいところまでは管理しないと考えられるからだ。

個人的にかくあるべしってのはイメージしている。ありとあらゆる業務を業務レベルで細分化して、ガントチャートを作る。ただしプロジェクトマネージャーは個々の業務については、適当なレベルで丸めて細かいスケジュール管理はその業務を分担するスタッフにまかせてしまう。

徹底的にマネジメントする必要がないレベルの業務まで細分化してガントチャートにねじ込む理由は、細分化することでガントチャート事態が目標を達成するためのTodoリストになるからだ。MS Projectを全員が使いこなせるとは限らない。プロジェクトの構成員一人ひとりが業務のたびに終わったタスクに完了フラグをたてていくことで全体の詳細な進捗管理が可能になる。遅れているタスクの洗い出しや人が余っているところ、今後忙しくなるところも見えてくるだろう。

しかし徹底的に細かいガントチャート、もはやタスクリストというまでに細分化したほうがいいと思うが、なんてものは作るのがめんどくさい。多分標準業務手順書やマニュアル類を読み込めば、プロジェクトの大まかなタスクリストが作られると思う。これにプロジェクト固有の項目を付け加えていくのがプロジェクトマネージャーの仕事なんだろう。

そして表題のExcelでガントチャートをつくるのが嫌だというはなし。私の業界では、Excelでガントチャートをつくって会議のハンドアウトやプレゼンの資料に貼り付けるのが流行っている。これの見栄えをよくするために私の職場のプロマネはパワポと格闘している。たしかにExcelは皆が使えるので情報共有という点では非常に優れたツールであるといえる。しかし、ガントチャートをつくることの利点は個々のタスクの関連性を把握できることだとおもうのだ。タスク同士の依存関係をはっきりすることでタスクの遅れが全体に与える影響を把握することができる。つまり、ガントチャートは多くのプロジェクトで常に変わっていくものだと考えている。そう考えると、プロジェクト開始時に一度作成して、変更すると気が狂いそうになるようなExcelのガントチャートは、プロジェクト開始時の情報共有には役に立つかもしれないが、それ以後の管理という点では役に立たないというか、プロジェクトマネージャーがガントチャートのオペレータになるか、予定に合わせて無理をしないといけなくなってしまう。

個人的には、ハウスキーピングな業務もふくめてすべてタスクリストと見積もり業務時間を作成し、これをスケジューラにできれば、プロジェクト間での業務ピークの分散を図れると思うのだが、そういうのないのかな。

結論：みんなMS Projectでもなんでもいいからプロジェクト管理ソフト使えるようになろう。